用AI公文代写接单前，先搭好稳定交付环境
用AI工具接公文代写订单，真正影响交付质量的不只是模型本身，而是你有没有一套固定的模板库、检查清单和文件管理方式。
下面按零基础也能照做的顺序，把接单前的环境准备、模板搭建、生成与校验、常见坑和效果确认一次讲清。
先明确接单范围与工具边界
AI适合处理结构固定的通知、请示、总结、函件初稿，但涉及具体数据、政策引用和单位内部事实时，必须由你人工核对。
接单前先确定三件事：
- 你接哪几类文种，例如通知、请示、报告、函、会议纪要。
- 每类文种的字数范围和格式要求，例如标题字体、正文行距、落款位置。
- 你用什么工具生成和排版，例如本地文档软件加AI对话工具，或云服务器上部署的文档处理脚本。
如果只是个人接单，一台普通电脑加稳定网络即可；
如果多人协作或需要长期保存模板，建议准备一个固定目录或云服务器存放模板和订单文件。
搭建模板库和提示词文件
模板库是接单效率的核心。
建议在本地建立如下目录结构：
gongwen-work/
├── templates/
│ ├── tongzhi.md
│ ├── qingshi.md
│ └── baogao.md
├── prompts/
│ └── base-prompt.txt
├── orders/
│ └── 2025-01-01-客户A-通知/
└── checks/
└── checklist.md每个模板文件只保留该文种必须出现的结构，例如通知模板包含标题、主送单位、正文事项、落款和日期占位。
提示词文件里写清角色、输出格式和禁止事项，例如：
你是公文写作助手。请根据用户提供的事实生成通知初稿。
要求：
1. 不编造单位名称、日期和数字。
2. 正文分条列出，每条不超过两行。
3. 输出纯文本，不添加解释。把提示词和模板分开存放，每次接单复制一份到订单目录再修改，避免改坏原始模板。
接单后的生成与人工校验流程
收到客户需求后，按以下顺序操作：
- 在
orders/下新建订单目录，把客户原始要求保存为requirement.txt。 - 从
templates/复制对应文种模板到订单目录，命名为draft.md。 - 把
prompts/base-prompt.txt和客户要求一起交给AI工具生成初稿，粘贴进draft.md。 - 逐项核对事实：单位名称、人名、日期、金额、政策依据是否来自客户材料。
- 按
checks/checklist.md检查格式，例如标题是否居中、正文是否首行缩进、落款是否右对齐。
检查清单可以写成这样：
[ ] 标题与正文文种一致
[ ] 主送单位与客户要求一致
[ ] 所有数字和日期已核对
[ ] 没有AI自行添加的政策文件名
[ ] 段落缩进和行距符合客户模板
[ ] 落款单位与日期完整容易出错的几个地方
不要把AI生成的政策名称直接交付。 模型可能写出不存在的文件名称或文号，必须让客户确认或删除。
不要混用不同文种的模板。 通知和请示的结束语、落款习惯不同，复制错模板会导致整体返工。
文件命名要能追溯。 订单目录用日期加客户简称，草稿和终稿分开命名，例如 draft.md 和 final.md，避免发给客户旧版本。
网络和存储要留余量。 如果使用云服务器存放模板，确认磁盘剩余空间和备份方式；
本地电脑至少保留一份订单目录压缩包。
交付前如何确认效果
交付前做三件事：把终稿通读一遍，确认没有AI痕迹明显的空话；
用文档软件检查字体和行距是否与客户模板一致；
把终稿和客户原始要求放在同一目录下对照，确认每个要求都有对应内容。
如果客户反馈格式问题，优先检查模板复制是否正确，而不是重新生成全文。
多数返工来自格式和事实错误，不是文笔问题。
常见疑问
没有服务器能不能做AI公文代写接单？ 可以。
个人接单用本地电脑加文档软件就能起步，服务器主要用于多人共享模板或自动化处理，不是必需条件。
AI生成的公文能直接发给客户吗？ 不建议。
AI适合出初稿，事实核对、格式调整和语气统一必须人工完成，尤其是涉及具体单位和数字的内容。
模板库需要准备多少种文种？ 先覆盖你实际接单最多的两三种，例如通知和请示，等订单稳定后再补充报告、函等类型，避免模板太多反而选错。
按上面步骤把目录、模板、提示词和检查清单固定下来，每次接单只改订单目录里的内容，交付会稳定很多。
遇到格式或事实问题时，先回看检查清单和模板复制步骤，通常能快速定位原因。
